Odborná B2B konference v historickém areálu

Konference pro stovky hostů vyžaduje jiný typ plánování než menší firemní setkání. U menší akce často stačí jeden sál, technika, coffee break a jednoduché zázemí. U větší B2B konference je nutné uvažovat o celém toku návštěvníka. Od příchodu přes registraci, šatnu, orientaci v programu, přestávky, občerstvení, obchodní setkání, VIP zázemí až po večerní networking.

V případě této akce byl Břevnovský klášter využit jako vícezónový eventový prostor. Program pracoval s denní odbornou částí, průběžným občerstvením, obědem, obchodními setkáními a večerní společenskou částí. To je přesně typ formátu, kde se ukáže, zda prostor funguje jen jako krásná kulisa, nebo jako skutečné eventové zázemí.

Hlavní výhoda Břevnovského kláštera spočívá v kombinaci atmosféry a členitosti. Hosté nejsou celý den uzavřeni v jednom konferenčním sále. Mohou se přirozeně přesouvat mezi programem, coffee pointem, cateringem, networkingem a večerní částí.

Provozní logika akce

U odborné konference pro přibližně 350 osob je klíčové správně rozvrhnout den. V podkladech k akci je uveden příchod hostů v ranních hodinách, celodenní coffee point v Atriu, dopolední občerstvení, coffee break, pracovní oběd, VIP salonek, Beer & Wine Point, welcome drink a večerní raut.

Takový harmonogram vyžaduje přesné časování. Dodavatelé musí přijet včas, technika musí být připravená před příchodem hostů, catering musí mít dostatečné výdejní kapacity a jednotlivé části programu na sebe musí navazovat. Pokud jeden prvek selže, ovlivní to celý dojem z akce.

Produkční pohled je proto zásadní. Nestačí říct, že prostor pojme určitý počet osob. Důležité je vědět, kde bude registrace, kudy hosté projdou do hlavního programu, kde bude šatna, kde se vytvoří fronty, kde budou partneři, jak se budou doplňovat nápoje, kudy bude chodit obsluha a kde bude zázemí pro dodavatele.

To je rozdíl mezi pronájmem prostoru a profesionálním event managementem. Pronájem řeší místnost. Event management řeší celý zážitek hosta.

Coffee point jako osa celého dne

Jedním z prakticky nejdůležitějších prvků celé akce byl coffee point. U větší B2B konference není káva jen doplněk. Je to místo, kde se lidé přirozeně potkávají, zastavují, domlouvají schůzky a navazují obchodní kontakt.

V podkladech je coffee point plánovaný v Atriu od rána až do večera. To je pro podobný typ akce velmi dobré řešení. Hosté mají během celého dne jasný orientační bod a zároveň prostor, kde mohou neformálně komunikovat mimo hlavní program.

Coffee point by neměl být umístěn náhodně. Má být součástí dramaturgie akce. Dobře umístěný coffee point podporuje networking, odlehčuje hlavním sálům a pomáhá udržet energii během celého dne.

Catering pro konferenci, VIP zázemí a večerní raut

Catering pro odbornou konferenci pro stovky osob je samostatná logistická disciplína. V této case study se neřešil pouze jeden oběd. Akce zahrnovala průběžné dopolední občerstvení, coffee break, rautový pracovní oběd, VIP salonek, Beer & Wine Point, welcome drink a večerní raut.

Pracovní oběd byl navržen jako rautový formát. To umožňuje obsloužit větší počet hostů v omezeném čase a zároveň rozložit pohyb účastníků do více částí areálu. U podobných akcí je důležité, aby výdej nebyl soustředěn do jednoho úzkého místa, kde by vznikaly fronty a ztrácela se dynamika programu.

VIP salonek plnil jinou funkci. Nabízel oddělené zázemí pro vybranou skupinu hostů, jednání nebo partnera akce. To je u B2B konferencí důležité, protože část obchodních jednání neprobíhá v hlavním sále, ale v menších a klidnějších prostorech.

Večerní raut pak uzavíral celý program. U podobných eventů je důležité, aby večerní catering respektoval dramaturgii akce. Pokud se raut otevře příliš brzy, hosté se rozptýlí a hlavní program ztratí pozornost.

Catering tedy není jen otázka menu. Je to nástroj, který ovlivňuje tok lidí, energii akce, networking a celkový dojem hostů.

Členitost prostor jako výhoda

Břevnovský klášter je pro firemní akce zajímavý tím, že nabízí více typů prostor v jednom areálu. Reprezentační prostory mohou sloužit pro hlavní program, přízemní prostory pro networking nebo večerní část, Atrium pro coffee point a catering, salonky pro VIP zázemí a další části areálu pro servisní provoz.

U odborné konference je tato členitost výhodou. Umožňuje oddělit formální a neformální část akce, pracovat s různými skupinami hostů a dát každé části programu vlastní atmosféru. Hosté se přirozeně přesouvají a celodenní event nepůsobí jednotvárně.

Historický areál zároveň přináší silnější emoci než běžný konferenční sál. Pro firmy, které chtějí hostům nabídnout reprezentativní a zapamatovatelné prostředí, je to důležitý argument.

Rozpočet a plánování bez zbytečně přesných částek

U podobného eventu nemá smysl posuzovat pouze cenu za pronájem sálu. Celkový rozpočet tvoří pronájem prostor, příprava, technika, mobiliář, catering, obsluha, šatna, bezpečnost, servis dodavatelů, případná likvidace a individuální požadavky klienta.

U větších akcí pro stovky hostů se proto připravuje individuální kalkulace. Jinak se plánuje dopolední odborná konference, jinak celodenní B2B event s obědem a večerním rautem, jinak gala večer s hudbou, barem a partner zónami.

Správná otázka pro zadavatele nezní pouze: kolik stojí sál. Správná otázka zní: jaký provozní scénář bude akce potřebovat, aby hosté zažili profesionální a plynulý event.

Pro koho je tento typ akce vhodný

Formát podobný této B2B konferenci je vhodný pro odborné summity, logistické a technologické konference, produktové prezentace, partnerská setkání, networkingové akce, firemní prezentace, workshopy, gala večery a eventy, které kombinují odborný program se společenskou částí.

Břevnovský klášter dává smysl pro firmy, které nechtějí anonymní hotelový sál, ale prostor s historií, atmosférou a silným dojmem. Zároveň nabízí členitost, která je praktická pro větší akce s více programovými a servisními zónami.

Dostupnost Břevnovského kláštera

Břevnovský klášter se nachází na adrese Markétská 1/28, Praha 6, Břevnov. Pro firemní akce je výhodou poloha mimo nejhustší turistické centrum, ale stále s velmi dobrou dostupností z centra Prahy, metra, letiště i hlavních dopravních uzlů.

MHD a tramvaj

Pro hosty přijíždějící městskou hromadnou dopravou je nejpraktičtější zastávka Břevnovský klášter, která se nachází v docházkové vzdálenosti od areálu. Tramvajové spojení je vhodné zejména pro hosty přijíždějící z centra Prahy, z oblasti Hradčan, Malé Strany nebo Prahy 6.

Autobusové spojení

V okolí areálu lze využít také autobusové linky podle aktuálního spojení. Autobus je vhodný především pro návaznost z okolních částí Prahy 6, z oblasti Vypichu, Petřin, Dejvic nebo dalších městských částí.

Metro

Pro příjezd metrem lze využít především linku A a následně pokračovat tramvají nebo autobusem směrem na Břevnov. Praktické jsou návaznosti ze stanic Dejvická, Hradčanská, Malostranská nebo Petřiny podle aktuálního spojení a místa odjezdu hostů.

Dostupnost z centra Prahy

Z centra Prahy je Břevnovský klášter dobře dostupný tramvají, kombinací metra a tramvaje, taxi nebo smluvní dopravou. Pro hosty firemních akcí doporučujeme předem poslat jednoduchý navigační text s adresou, názvem zastávky a odkazem na aktuální spojení.

Dostupnost z Letiště Václava Havla Praha

Pro zahraniční hosty, speakery nebo VIP účastníky je výhodou poloha Břevnova v západní části Prahy. Břevnovský klášter je z Letiště Václava Havla Praha dobře dostupný autem, taxi nebo smluvní dopravou bez nutnosti průjezdu celým historickým centrem.

Taxi a smluvní doprava

Pro VIP hosty, zahraniční účastníky, řečníky nebo večerní návrat po akci je vhodné využít taxi nebo smluvní dopravu. U větších konferencí doporučujeme příjezdy a odjezdy koordinovat předem, zejména pokud se očekává větší počet hostů v podobném čase.

Aktuální spojení doporučujeme ověřit přes vyhledávač spojení PID, IDOS PID nebo Dopravní podnik hlavního města Prahy.

Shrnutí case study

Case study B2B konference pro 350 osob ukazuje, že Břevnovský klášter může být funkčním a reprezentativním prostředím pro odborné firemní akce v Praze. Klíčové není jen historické prostředí, ale schopnost propojit registraci, coffee point, oběd, VIP zázemí, networking, večerní raut a provozní zajištění do jednoho celku.

Pro eventové agentury a firemní zadavatele je tato case study důkazem, že Břevnovský klášter Praha dokáže nabídnout víc než pronájem sálu. Nabízí prostor s atmosférou, členitostí a produkčním potenciálem pro akce, které mají být profesionální, reprezentativní a zapamatovatelné.

Více informací najdete na stránce Pronájem prostor v Břevnovském klášteře, případně nás můžete kontaktovat přes stránku Kontakty.

Cateringové služby zajišťovala gastronomická společnost INCATERING s více jak 30 letou zkušenosti s realizaci event cateringu nejenom v Praze, ale i v zahraničí.