Odborná B2B konference v historickém prostoru

Program ročníku 2019 ukazuje typ akce, který je pro event management náročný. Nešlo pouze o jednu hlavní přednášku v jednom sále.

Konference pracovala s odbornými bloky, paralelními sekcemi a oborovými tématy, která se věnovala logistice, digitalizaci, energetické udržitelnosti, e-commerce, city logistice, 3PL procesům, průmyslu 4.0, obalovým technologiím, logistické infrastruktuře a přepravě kapalných látek.

Právě šíře programu ukazuje, že Břevnovský klášter může fungovat jako prostor pro odbornou konferenci s více tematickými liniemi, nejen jako reprezentační místo pro společenskou akci.

Pro organizátory odborných konferencí je důležité, aby venue umožnilo přirozené rozdělení programu.

Hlavní část může probíhat v reprezentativním sále, další sekce v samostatných prostorách a networking v místech, která podporují neformální setkávání. Břevnovský klášter nabízí právě tuto členitost.

Programová dramaturgie: hlavní sál, sekce a networking

První den konference začínal registrací a uvítacím coffee breakem. Následoval odborný program v několika tematických blocích. V Tereziánském sále probíhala část zaměřená na perspektivy logistiky v digitální době, energetickou udržitelnost, logistiku internetového obchodu a integraci 3PL do výrobních a obchodních procesů.

V Opatské jídelně probíhala další programová linie věnovaná city logistice, moderní distribuci, datům, standardům, technologiím, průmyslu 4.0 a obalovým technologiím. Součástí programu byla také sekce zaměřená na logistickou infrastrukturu, optimalizaci využití a budoucnost přepravy kapalných látek.

Z pohledu event managementu je důležité, že konference nebyla postavena pouze na jednom hlavním sále. Pracovala s více odbornými liniemi a vyžadovala orientaci hostů, jasný časový plán a funkční návaznost mezi prostory.

Takový formát je vhodný pro B2B konference, odborné summity, asociace, logistické a technologické platformy, firemní prezentace, partnerská setkání i konference s více cílovými skupinami.

Networking jako klíčová část odborné konference

U odborných B2B konferencí se hodnota akce nevytváří pouze v přednáškových blocích. Velká část přínosu vzniká během přestávek, oběda, neformálních rozhovorů a večerního programu. Proto je prostor pro networking jedním z nejdůležitějších prvků celé akce.

V programu ročníku 2019 byl Beer Time Networking umístěn do prostor Sala Terrena a Benediktinské vinárny. Tento formát vytvořil přirozený přechod mezi odborným denním programem a večerní společenskou částí. Součástí bylo neformální setkávání účastníků, ochutnávka lokálního piva z klášterního pivovaru sv. Vojtěcha a degustace vín.

To je silný produkční moment. Networking není přestávka mezi programem. Networking je samostatná hodnota konference a musí mít vlastní prostor, čas i atmosféru.

Gala večer jako přirozené vyvrcholení programu

Večerní část programu nesla formát V.I.P. Logistic Rendezvous a byla pojata jako slavnostní večer ve stylu Mamma Mia. Podle programu měla být tato část vyvrcholením odborného dne a příležitostí pro navázání cenných kontaktů a další networking.

Součástí večera byla logistická ocenění, loterie, fotokoutek, živá hudba, gastronomické speciality a cocktail bar. To ukazuje, že odborná konference může v historickém areálu přirozeně přejít do společenské části, aniž by bylo nutné měnit lokalitu.

Pro firemní zadavatele je to důležitý argument. Pokud venue zvládne odborný program, networking i gala večer v jednom areálu, snižuje se logistická náročnost celé akce a zvyšuje se komfort hostů.

Druhý den jako rozšíření eventového zážitku

Ročník 2019 nekončil pouze večerním programem. Druhý den byla v programu zařazena odborná exkurze do evropského logistického centra Sony DADC v Úhercích u Nýřan. Odjezd autobusem byl plánován od Břevnovského kláštera.

Tento prvek je z pohledu event managementu velmi cenný. Konference tak nepůsobila jako izolovaný jednodenní program, ale jako komplexní odborný event s návazným praktickým zážitkem. Pro účastníky to znamenalo možnost propojit teorii, networking a reálnou provozní zkušenost.

Břevnovský klášter v tomto případě fungoval nejen jako místo konference, ale také jako výchozí bod pro návazný odborný program.

Co tato case study říká eventovým agenturám

Case study logistické konference 2019 ukazuje několik důležitých principů. Za prvé, historický prostor může být vhodný i pro odborný B2B event, pokud se správně nastaví dramaturgie, orientace hostů a práce s jednotlivými prostory. Za druhé, členitost areálu není komplikace, ale výhoda, pokud má každá část jasnou funkci.

Za třetí, odborný program, networking a gala večer nemusí být oddělené světy. V dobře navrženém eventu na sebe navazují. Host během dne přechází z formálního programu do neformálních setkání a večer do společenské části. Místo tak pomáhá vytvořit celodenní zážitek, ne jen pronájem sálu.

Pro eventové agentury je Břevnovský klášter zajímavý právě tím, že umožňuje tvořit event jako scénář. Nejen jako usazení hostů do sálu.

Pro koho je podobný formát vhodný

Formát podobný logistické konferenci 2019 je vhodný pro odborné konference, B2B summity, asociace, profesní svazy, technologické firmy, logistické a průmyslové společnosti, poradenské skupiny, produktové prezentace a firemní platformy, které potřebují spojit obsah, obchodní setkávání a společenský program.

Břevnovský klášter dává smysl pro akce, které chtějí působit reprezentativně, ale zároveň nechtějí být anonymní. Historická atmosféra, Praha 6, více typů prostor a možnost práce s denní i večerní dramaturgií dělají z areálu silnou alternativu ke klasickým hotelovým konferenčním prostorám.

Dostupnost Břevnovského kláštera

Břevnovský klášter se nachází na adrese Markétská 1/28, Praha 6, Břevnov. Pro odborné konference a firemní akce je výhodou poloha mimo nejhustší turistické centrum, ale s dobrou dostupností z centra Prahy, metra, letiště i hlavních dopravních uzlů.

MHD a tramvaj

Pro hosty přijíždějící městskou hromadnou dopravou je praktická zastávka Břevnovský klášter, která se nachází v docházkové vzdálenosti od areálu. Tramvajové spojení je vhodné zejména pro hosty přijíždějící z centra Prahy, z oblasti Hradčan, Malé Strany nebo Prahy 6.

Autobusové spojení

V okolí areálu lze využít také autobusové linky podle aktuálního spojení. Autobusové spojení je vhodné zejména pro návaznost z okolních částí Prahy 6, z oblasti Vypichu, Petřin, Dejvic nebo dalších městských částí.

Metro

Pro příjezd metrem lze využít linku A a následně pokračovat tramvají nebo autobusem směrem na Břevnov. Praktické jsou návaznosti ze stanic Dejvická, Hradčanská, Malostranská nebo Petřiny podle aktuálního spojení a místa odjezdu hostů.

Dostupnost z centra Prahy

Z centra Prahy je Břevnovský klášter dobře dostupný tramvají, kombinací metra a tramvaje, taxi nebo smluvní dopravou. Pro účastníky konferencí doporučujeme předem poslat jednoduchý navigační text s adresou, názvem zastávky a odkazem na aktuální spojení.

Dostupnost z Letiště Václava Havla Praha

Pro zahraniční hosty, řečníky nebo VIP účastníky je výhodou poloha Břevnova v západní části Prahy. Břevnovský klášter je z Letiště Václava Havla Praha dobře dostupný autem, taxi nebo smluvní dopravou bez nutnosti průjezdu celým historickým centrem.

Taxi a smluvní doprava

Pro VIP hosty, zahraniční účastníky, řečníky nebo večerní návrat po akci je vhodné využít taxi nebo smluvní dopravu. U větších konferencí doporučujeme příjezdy a odjezdy koordinovat předem, zejména pokud se očekává větší počet hostů v podobném čase.

Aktuální spojení doporučujeme ověřit přes vyhledávač spojení PID, IDOS PID nebo Dopravní podnik hlavního města Prahy.

Shrnutí case study

Case study logistické konference ukazuje, že Břevnovský klášter může fungovat jako reprezentativní a zároveň praktické venue pro odborné B2B akce v Praze. Silnou stránkou je kombinace historické atmosféry, více typů prostor, možnosti networkingu, gala večera a dobré dostupnosti v rámci Prahy 6.

Pro eventové agentury a firemní zadavatele je tato case study důkazem, že Břevnovský klášter Praha dokáže nabídnout víc než pronájem sálu. Nabízí prostor s příběhem, produkčním potenciálem a schopností podpořit odborný program i společenskou část akce.

Více informací najdete na stránce Pronájem prostor v Břevnovském klášteře, případně nás můžete kontaktovat přes stránku Kontakty.

Společnost INCATERING zajišťovala komplexní cateringové služby.